Office 365

Office 365

Het maken van een back-up

Office 365 is een online dienst welke gebaseerd is op software van Microsoft. Meer dan 155 miljoen mensen maken gebruik van het platform. Dat aantal neemt elke maand toe met meer dan 3,3 miljoen gebruikers. Met Office 365 werkt u op een cloud-omgeving. Op deze cloud staat alle bestaande software (bijvoorbeeld Word, Excel en PowerPoint). Dit houdt in dat bedrijven zich in plaats van het aanschaffen van een softwarepakket, zich abonneren op een dienst.

Voor de optimale gebruikerservaring kan Office 365 vanuit de browser op de werkplekken binnen de organisatie worden geïnstalleerd. Daarnaast kan de software ook online gebruikt worden op bijvoorbeeld je smartphone of tablet. Kortom: u heeft altijd en overal toegang tot uw bestanden.

De bestanden die worden opgeslagen binnen Office 365 blijven in Europa. Dit is conform Europese wet- en regelgeving. Maar hoe worden deze documenten en gegevens beschermd? En wat als u al uw bestanden kwijt bent? Wat veel mensen niet weten is dat Microsoft geen volledige back-up maakt van alle bestanden en gegevens binnen de cloud. Dit zit niet bij het abonnement inbegrepen.

Het is van belang dat u zelf regelmatig een back-up maakt van alle opgeslagen bestanden. Daarnaast bent u zelf verantwoordelijk voor het beschermen van gegevens die door Microsoft worden gehost.

Waarom is het maken van een back-up essentieel?

Een volledige back-up maken en gegevens archiveren is de enige manier om uw bedrijf te beschermen tegen ransomware-aanval, hacking, storingen of ongewenste verwijdering. Met een back-up is het mogelijk om verloren data terug te halen. Bestanden die binnen Office 365 permanent worden verwijderd, kunnen met de mogelijkheden die Office 365 biedt niet terug worden gehaald. De belangrijkste redenen om een back-up te maken van bestanden en gegevens binnen de cloud van Office 365 zijn:

  • Microsoft biedt data-herstel door middel van een (automatische) back-up die om de 12 uur wordt gedraaid. Deze back-up kan de complete omgeving dus 12 uur terugzetten. Daarentegen is het niet mogelijk om individuele mailboxen terug te zetten of data terug te halen uit individuele SharePoint-omgevingen. Wanneer u data wilt herstellen moet dit worden aangevraagd bij de supportafdeling van Microsoft. Dit is een langdurig proces en het geeft onduidelijkheid over het moment van herstel. 
  • Wanneer een gebruiker data verwijderd, wordt het opgeslagen in de prullenbak. De data in de prullenbak kan voor een onbepaalde tijd blijven staan. Wordt de data in de prullenbak verwijderd dan is dit definitief en dan kan een herstelactie zelfs onmogelijk zijn. Voor e-mailberichten en data uit SharePoint geldt dit niet. Verwijderde data uit SharePoint wordt na 93 dagen permanent verwijderd. E-mailberichten worden verplaatst naar een tweede prullenbak, hier blijven de berichten maximaal 30 dagen bewaard. Tenzij er een back-up is gemaakt.
  • Wanneer een medewerker niet meer in werkzaam is bij uw bedrijf worden de gegevens van deze medewerker 30 dagen bewaard. Dit betekent dat u uw gegevens kunt vernieuwen of een back-up kan maken voordat de gegevens volledig uit Office 365 worden verwijderd. Een back-up maken van werknemersgegevens is essentieel en de verantwoordelijkheid van uw bedrijf. Bij het maken van een back-up worden alle gegevens op één locatie beveiligd en opgeslagen. Het wordt zo heel makkelijk en betrouwbaar om dit te herstellen.
  • Bij beveiligingsrisico’s denken we al snel aan hackers en virussen. Maar bedrijven krijgen ook te maken met interne bedreigingen, zoals medewerkers die risico’s veroorzaken (zowel expres als per ongeluk). Medewerkers kunnen onbewust zorgen voor ernstige risico’s door geïnfecteerde bestanden te downloaden. Door het nemen van maatregelen, zoals het maken van een back-up, verkleinen de interne beveiligingsrisico’s.
  • Vergeleken met vorige jaren is het aantal meldingen naar aanleiding van hacking, malware en phishing gestegen. Wilt u hier meer over weten? Klik dan hier. Het terugzetten van een gemaakte back-up kan de schade die veroorzaakt is beperken.
Altaro

Als partner van Altaro biedt Plus Automatisering verschillende mogelijkheden aan om back-ups te maken van de bestanden en gegevens die op de omgeving van Office 365 staan. Wat zijn de pluspunten van het maken van een back-up via Altaro?:

  • Er worden, tot vier keer per dag, automatische back-ups gemaakt van uw bestanden die opgeslagen zijn in OneDrive en SharePoint. Daarnaast wordt er ook een back-up gemaakt van uw e-mails, bijlagen, contacten en agenda’s.
  • Herstel eenvoudig documenten en/of e-mails die zijn zoekgeraakt, verwijderd, beschadigd of vernietigd. Herstel deze documenten en/of e-mails naar OneDrive, SharePoint of een downloadbaar zip-bestand.
  • Profiteer van veilige en onbeperkte opslag. Daarnaast beginnen de abonnementen met minimaal 10 gebruikers, dit is uit te breiden naar tienduizenden gebruikers.
  • De back-upgegevens worden veilig opgeslagen, dit gebeurt met behulp van sterke codering en meerfactorauthenticatie (MFA). Wilt u meer weten over meerfactorauthenticatie? Klik dan hier.
  • Beheer en controleer alle Office 365 back-ups van uw organisatie via een centraal dashboard.

Uw gegevens niet kwijtraken? Het is belangrijk om een back-up te maken van uw bestanden en gegevens. Marcel Verzijden of Rutger Lub van Plus Automatisering vertellen u graag meer over het maken van een back-up binnen Office 356. U kunt ze bereiken via 0528-372391, optie 2.

Meer smart hacks in je mail?

We zullen je geen spam sturen en we zullen je gegevens niet aan derden verstrekken.

    Ik wil niets missen

    Ook interessant